Aunque organizar un concierto no tiene porque ser muy difícil, tampoco es algo que se improvisa dos días antes y es conveniente tener en cuenta ciertos aspectos que nos pueden facilitar mucho las cosas.
Cuando un concierto lo organiza una empresa de espectáculos, todos saben lo que tienen que hacer para que las cosas salgan bien. Pero si ocasionalmente una persona o un grupo se proponen organizar ellos sólos un concierto (aunque se quiera hacer algo muy sencillo) las dudas y el desconcierto son frecuentes.
Por eso es importante pensar y considerar varias cosas esenciales que van a repercutir directamente en el resultado final y –dependiendo de cómo vayan las cosas– en una mayor satisfacción o desilusión de los organizadores, los artistas y el público.
Después de quince años realizando conciertos por toda España, estas son algunas sugerencias que os hago por si os pueden resultar útiles a la hora de organizar actuaciones o conciertos.
El Lugar
Es importante buscar un sitio adecuado (mejor si es donde se realicen conciertos de forma habitual) y con capacidad para acoger a los músicos y al público que penséis que va a acudir.
Si queremos hacerlo al aire libre hemos de tener en cuenta que necesitaremos mucha más potencia en el equipo y un escenario adecuado. También asumiremos que –aunque no es lo habitual–, a veces el mal tiempo y la lluvia pueden jugar malas pasadas y obligar a suspender la actuación.
El equipo de música
Puede ser prestado, alquilado o existir ya en la sala (aunque muchas salas lo que tienen son sistemas de megafonía para charlas o conferencias, pero que no sirven para conciertos).
La características y la potencia de este equipo (y su precio) dependerá de los músicos que vayan a tocar y del tamaño del local donde sea el concierto. Esencial es disponer de un técnico que conozca y sepa manejar correctamente el equipo (habitualmente tendrá que estar todo listo al menos 2 horas antes del concierto para hacer la prueba de sonido con los músicos que vayan a actuar).
Para sitios pequeños a veces se pueden conseguir equipos prestados por amigos que además los saben manejar y que se ofrecen a hacer de técnicos. Pero si esperamos más de 400–500 personas (en una sala) o si el concierto es al aire libre es muy aconsejable pedir presupuesto a una empresa de sonido y dejar en manos de profesionales el montaje y la sonorización de todo el concierto.
La convocatoria /difusión
Muchos buenos conciertos se quedan al final medio vacíos porque falló la convocatoria inicial o la «publicidad» capaz de atraer al número de gente que se esperaba.
Puede ocurrir que este punto esté resuelto si el público potencial es un grupo de personas que sabemos que van a asistir al concierto pues este se va a celebrar dentro de unas jornadas, de un encuentro, etc. donde la gente ya está allí realizando otras actividades previas..
Otras veces es conveniente difundirlo lo más posible repartiendo invitaciones, haciendo una pegada de carteles en sititos específicos, enviando una nota de prensa a los periódicos y radios locales, que suelen anunciar de forma gratuita estos conciertos, etc. teniendo en cuenta que estas formas de difusión por si solas nunca garantizan “el lleno”.
Los gastos
El equipo, los carteles, el alquiler del local, etc. algunas veces se consiguen gratis (gracias a la colaboración desinteresada de personas o instituciones), pero otras veces suponen unos gastos que debemos pensar de antemano cómo van a pagarse.
Es aconsejable no recurrir a un posible precio de las entradas para cubrir estos gastos fijos y lo mejor es procurar gastar lo menos posible y buscar financiaciones alternativas para pagarlos (un aporte del grupo organizador, una subvención, etc).
La fecha del concierto
Normalmente los conciertos son durante el fin de semana y es conveniente intentar que no coincida con otro concierto importante en esa ciudad, con partidos de fútbol televisados, en época de exámenes…. Un concierto fuera del fin de semana tiene ciertas ventajas aunque normalmente contará con menos asistencia.
Las épocas de Verano, Navidad o Semana Santa tampoco son las más aconsejables para organizar cierto tipo de concietos (pues mucha gente hace planes con antelación) salvo que los artistas tengan mucha capacidad de convocatoria y la actuación se programe y anuncie con cierta antelación.
En cualquier caso, es muy bueno preparar todo con tiempo (un par de meses por ejemplo) para que no haya prisas de última hora y podamos disponer de todo lo necesario.
Las motivaciones y el trabajo en grupo
Este aspecto es muy importante pues (muchas veces) es el que “soporta y supera” las dificultades que siempre aparecen en la organización de un concierto.
Si uno sabe lo que “quiere hacer” y “porqué lo quiere hacer” y además tiene un grupo que le apoya y comparte estas motivaciones, es casi seguro que logrará sus metas y organizará un buen concierto.
Mucho ánimo
Luis Guitarra
